Esta caja de herramientas fue desarrolada por el equipo de TGHN para servir de guía práctica para apoyar la creación de un club de investigación.

Está diseñada para orientar a docentes, alumnos o profesionales de la salud interesados en organizar un espacio de discusión para fomentar y fortalecer la investigación científica o tecnológica.

Passo 1:
Cadastre-se no TGHN

Passo 2:
Prepare a proposta para a criação do novo clube

Passo 3:
Obter autorização institucional

Passo 4:
Promova o Clube

Passo 5:
Preparar as reuniões do clube

Passo 6:
Monitoramento e Feedback para Melhoria Contínua

 
SU CLUB!

Passo 1: Cadastre-se no TGHN

Para criar um clube de pesquisa, você precisa estar cadastrado na plataforma TGHN da sua região.
Se você ainda não se registrou, pode fazê-lo gratuitamente através do link correspondente:

O cadastro é muito fácil, mas se você tiver alguma dúvida, pode consultar um breve tutorial aqui.

Passo 2: Prepare a proposta para a criação do novo clube

O planejamento é crucial para a criação de um clube de pesquisa, pois garante clareza em relação ao público-alvo, objetivos, recursos e alinhamento com as metas da sua instituição, facilitando a aprovação e implementação. Portanto, oferecemos um modelo padrão que o ajudará a definir todos os elementos necessários para preparar a proposta de criação do clube de pesquisa.

Sugerimos que, antes de preencher o formulário, você leia atentamente os seguintes comentários:

  • Definição padrão de Clube de Pesquisa: Você pode personalizar a definição pré-configurada.
  • Público-alvo: Você deve definir o público-alvo de acordo com o objetivo, a área de interesse ou o escopo do Clube.
  • Objetivo: Você pode atualizar o objetivo de acordo com a área de interesse ou o escopo do Clube.
  • Nome do clube: Sugerimos que você atribua um nome ao clube.

Dicas para definir o nome do clube:

  • Procure um nome que seja fácil de lembrar, curto e fácil de pronunciar.
  • Utilize palavras-chave relacionadas ao público-alvo, ao objetivo ou à área específica.
  • Evite usar termos que possam ser ofensivos para grupos raciais, culturas ou paísesu

Designar Coordenadores: Você deve preencher as informações da(s) pessoa(s) que serão responsáveis por coordenar as atividades do clube.

Determine a modalidade de operação e a frequência das reuniões: Você pode determinar a modalidade com base no escopo ou área e a frequência das reuniões ou encontros de acordo com a disponibilidade de recursos e tempo.

Dicas para definir a modalidade de funcionamento do Clube

  • Recomenda-se a realização de reuniões presenciais.
  • Para clubes com atuação em múltiplos centros, províncias, países ou regiões, recomenda-se a realização de reuniões online ou híbridas , dependendo dos recursos disponíveis.

Exemplo

  • Modalidade: reuniões online, devido ao seu alcance regional.
  • Frequência: mensal

Prepare o calendário e a agenda: Sugere-se que você prepare inicialmente um calendário de 3 meses como teste piloto.

Dicas para preencher o calendário de reuniões do clube.

  • Estabeleça a duração das reuniões: não ultrapasse 2 horas.
  • Agende as reuniões para um dia da semana, de acordo com a disponibilidade de recursos e o público-alvo. Por exemplo, na primeira segunda-feira de cada mês.
  • Defina a programação da reunião com base na disponibilidade de recursos e do público.
  • Atualize o cronograma trimestralmente com base nas necessidades que surgirem nas reuniões, e isso pode ser acordado com os participantes.

Dicas para preencher a agenda de reuniões do clube:

  • Selecione o tema de discussão para cada reunião: compartilhamos exemplos de temas para o teste piloto.
  • Escolha um moderador para cada reunião. Nas primeiras reuniões, sugerimos que o coordenador atue como moderador
  • Determine os recursos: Você precisará determinar os recursos necessários, dependendo do formato e da frequência das reuniões.

Dicas para definir os recursos mínimos para o funcionamento do Clube:

  • Formato presencial: reserve uma sala e equipamento audiovisual, confirme sempre o endereço completo onde as reuniões serão realizadas e envie lembretes das reuniões.
  • Formato online: configure a plataforma para reuniões virtuais (ex.: Zoom, Google Meet) e envie lembretes de reunião.

Passo 3: Obter autorização institucional

Com a proposta de criação do Clube elaborada, sugere-se que você se reúna com as autoridades da instituição que pretende coordenar o Clube, para obter a autorização necessária. Esta autorização pode ser verbal ou por escrito, de acordo com os requisitos de cada instituição.

Passo 4: Promova o Clube

Dar visibilidade ao clube é um passo muito importante.

Sugere -se que você utilize inicialmente sua própria rede de contatos para enviar convites personalizados a potenciais participantes futuros

Além disso, sugere-se que utilize todos os canais de comunicação disponíveis (internos e externos), como cartazes, grupos, redes sociais, convites por e-mail, etc. Para saber como divulgar as atividades do clube, entre em contato com o representante da sua região.

Passo 5: Preparar as reuniões do clube

Antes das reuniões

Confirme o endereço da reunião, seja presencial ou online (neste caso, o endereço é o link para a plataforma que será utilizada para a videoconferência).

Prepare a agenda para cada reunião e os materiais de apoio para orientar a atividade, quando necessário. Lembre-se de confirmar a disponibilidade dos moderadores e/ou facilitadores.

É aconselhável intensificar a promoção da atividade com uma abordagem personalizada, através de convites individuais enviados por e-mail ou WhatsApp, e enviar lembretes 48 ou 24 horas antes de cada reunião.

Sugere -se utilizar os canais de comunicação disponíveis nos 15 dias que antecedem a reunião para a ampla divulgação do Clube de Pesquisa.

Por fim, sugere-se a criação de um grupo no WhatsApp para o Clube, a fim de facilitar e centralizar a comunicação entre os futuros participantes.

Facilitando a reunião

A pessoa responsável pela reunião pode ser o coordenador, o moderador ou outra pessoa designada. Recomenda-se que essa pessoa chegue alguns minutos antes do início da reunião (entre 10 e 15 minutos) para garantir que a sala esteja pronta, seja o espaço físico ou a plataforma online.

Caso o moderador julgue necessário, poderá solicitar ao coordenador ou a um dos participantes que o auxilie, tomando notas e preenchendo a lista de presença.

Dicas para facilitar a reunião:

  • Comece a reunião na hora marcada.
  • Comece a reunião com a apresentação do moderador.
  • Prosseguir com a agenda estabelecida.
  • Promover a discussão aberta entre os participantes.
  • Faça anotações durante a discussão para preparar a ata.
  • Preencha a lista de presença.
  • Respeite o horário de encerramento da reunião.
  • Acompanhamento imediato após a reunião:
  • Reúna as anotações e a lista de participantes para preparar a ata, permitindo a organização das informações de cada reunião.

Recomenda -se que a ata seja compartilhada entre os participantes, seja por e-mail, pasta compartilhada ou grupo do WhatsApp, para que todos possam analisar as informações registradas e preparar e/ou aprimorar reuniões futuras.

Passo 6: Monitoramento e Feedback para Melhoria Contínua

Acompanhar as reuniões é essencial para compreender as atividades realizadas pelo Clube. Para isso, a TGHN disponibiliza diversos formulários online que o coordenador do clube pode utilizar.

Formulário de Inscrição na Atividade:

Pesquisa de Satisfação

O feedback é essencial para a melhoria contínua das operações e para aumentar a visibilidade do Clube de Pesquisa e de seus membros na comunidade científica e acadêmica.