Esta caja de herramientas fue desarrolada por el equipo de TGHN para servir de guía práctica para apoyar la creación de Clinicas de Datos.

Está diseñada para orientar a docentes, tutores, preceptores o profesionales de la salud >interesados en crear un "consultório" para facilitar el intercambio entre investigadores que buscan ayuda de expertos en ciencia de datos para resolver problemas específicos encontrados durante la gestión de datos de su investigación.

Paso 1:
Registrarse en la página de TGHN

Paso 2:
Preparar la propuesta de la clinica de datos

Paso 3:
Obtener la autorización Institucional

Paso 4:
Difundir en funcionamiento de la Clínica

Paso 5:
Realizar las consultas programadas

Paso 6:
Hacer la evaluación y seguimiento para la mejora continua

Paso 1: Registrarse en TGHN

Para crear un club de investigación es necesario estar registrado en la plataforma TGHN de su región.

En caso de que aún no esté registrado, podrá hacerlo gratuitamente a través del link correspondiente:

Es muy fácil registrarse, pero si tiene alguna duda puede consultar un breve tutorial aquí

Paso 2: Preparar la propuesta para la creacción de una Clínica de Ciencias de Datos

La planificación es crucial para la creación de la Clínica de Ciencias de Datos (llamada de ahora en más de Clinica de Datos), ya que garantiza claridad cuanto, a la audiencia, los objetivos, los recursos y la alineación con las metas de su Institución, facilitando la aprobación y la implementación del mismo. Por ello, brindamos una plantilla estándar que le ayudará a definir todos los elementos necesarios para preparar la propuesta para la creación de la Clínica de Datos.

Sugerimos que antes de completar la plantilla sugerimos que Ud. lea atentamente los comentarios que siguen.

Definición Estándar de la Clínica de Ciencias de Datos: Ud. podrá customizar la definición pre-configurada.
Audiencia: Ud. deberá definir la audiencia, según el objetivo, el área de interés, o alcance de la Clinica.
Objetivo: Ud. podrá actualizar el objetivo, según el área de interés, o alcance del Clinica.

Tips para definir el nombre de la Clínica de Ciencias de Datos.

  • Busque una denominación fácil de recordar, que sea corto y fácilmente pronunciable.
  • Use palabras clave que estén relacionadas con la audiencia, objetivo o el área específica.
  • Evite usar términos que puedan resultar ofensivos para grupos raciales, culturas o países.

Nombre: Se sugiere que Ud. asigne un nombre para la Clinica.
Designar Coordinadores: Ud. deberá completar los datos de la/s persona/s que van a ocuparse de la coordinación del funcionamiento de la Clínica.
Consolidar el Equipo de “Tutores-Expertos”: Ud. deberá completar los datos de la/s persona/s que van a ocuparse de atender a las consultas, según el objetivo, el área y alcance de la Clínica.

Ejemplos de Áreas de Especialidad:

  • Científicos de Datos: experiencia en análisis y modelado de datos.
  • Ingenieros de Datos: especialistas en la construcción y mantenimiento de infraestructuras de datos.
  • Analistas de Datos: profesionales que interpretan y presentan los datos.
  • Expertos en Visualización: especialistas en creación de gráficos y reportes interactivos.

Determinar la modalidad de funcionamiento y frecuencia de los encuentros: Ud puede determinar la modalidad en base al alcance o ámbito y la frecuencia de los encuentros según la disponibilidad de recursos y tiempo.

Tips para definir la modalidad de funcionamiento de la Clinica:

  • Consultas con alcance institucional exclusivo, se sugiere la modalidad presencial.
  • Consultas con alcance multicéntrico, provincial, nacional o regional, se sugiere la modalidad online o híbrida, según los recursos disponibles.

Ejemplos de Modalidades y Frecuencia de Funcionamiento:

Determinar los Recursos: Ud. deberá determinar los recursos necesarios, según los objetivos, alcance, la modalidad y la frecuencia y tiempo de los turnos de las consultas.

Infraestructura Física y Tecnológica:

  • Espacio físico adecuado para el equipo y las consultas.
  • Computador.
  • Servidores o servicios para almacenamiento y procesamiento de datos.
  • Plataforma para videoconferencia, principalmente para la clínica cuya atención se realizará en la modalidad online.

Herramientas de Software para:

  • Gestión de Datos
  • Análisis de Datos
  • Visualización de Datos
  • Big Data, Machine Learning y AI
Ejemplos de recursos de acceso libre:
  1. TGHN resources of data science in global health research:  https://globalhealthdatascience.tghn.org/hub-resources/
  2. The “EpiR Handbook” is a free online R learning resource developed by Applied Epi: https://epirhandbook.com/en/
  3. Using R for Data Science: Welcome | R for Data Science (had.co.nz)
  4. Introductory Python course developed by University of Michigan: https://www.coursera.org/specializations/python
  5. Introduction to the command line/Unix (used for bioinformatics or genomics applications of data science methods): https://codethechange.stanford.edu/guides/guide_unix_commands.html
  6. Introduction to broad topics in statistics, textbook: https://stats.libretexts.org/Bookshelves/Introductory_Statistics/Introductory_Statistics_(Shafer_and_Zhang)/01%3A_Introduction_to_Statistics
  7. GitHub, tool used by most data scientists - there is a great skill-development course on GitHub itself: https://skills.github.com/
  8. Google machine learning course: https://developers.google.com/machine-learning/crash-course/ml-intro

Preparar el Calendario con Agenda de Turnos: Se sugiere que, Ud. prepare un calendario con la disponibilidad de los turnos a ser asignados. Es importante elegir la manera con la que se va a difundir la informacion sobre los servicios brindados por la Clínica de Ciencias de Datos, las fechas y horarios de atendimiento disponibles para que los interesados puedan reservar su turno de consulta.Aquí se detallan diferentes enfoques y las tecnologías involucradas en cada uno. Ud podrá elegir la que mejor se adapta a su contexto:

Agendamiento Manual  

Utiliza diferentes canales de comunicación que exigen registro y confirmación manual de las citas. Es el método más básico, inicialmente de bajo costo pero con limitaciones para su gestión.

Email

Teléfono

Agendamiento Online

Utiliza software o plataformas de reservas online que permite al usuario agendar citas directamente a través de internet, con acceso 24/7, reduciendo el trabajo en la recepción de los datos.

Google Calendar, Outlook Calendar, Plataforma web

Agendamiento Automatizado con IA y Chatbots

Utiliza asistentes virtuales y chatbots para gestionar las citas en sitios web y aplicaciones de mensajería. Puede proporcionar respuestas inmediatas y personalizadas a los pacientes, aunque se necesita una infraestructura tecnológica avanzada.

Google Assistant o Whatsapp chatbots

Aplicaciones Móviles

Utiliza una app para agendar citas o programa para agendar citas, es un sistema digital que ofrece una agenda online, eliminando la necesidad de que esté atendiendo mensajes o llamadas, que anote las citas y que envíe recordatorios, todo eso lo hace la aplicación para agendar citas.

Apps

Tips para completar la agendamiento de las consultas:

  • Elija la manera en que se realizará el agendamiento de las consultas.
  • Establezca la duración de los turnos: se sugiere turnos de 30 minutos.
  • Fije los encuentros en un día de la semana, según disponibilidad de los recursos y de la audiencia. Por ejemplo el primer lunes del cada mes.
  • Fije el horario de los encuentros: según disponibilidad de los recursos y de la audiencia.
  • Mantenga el cronograma y la agenda actualizados.

Paso 3: Obtener la autorización institucional

Con la propuesta para la creación del Clinica de Datos preparada, se sugiere que Ud. se reúna con las autoridades de la Institución desde donde se pretende coordinar el funcionamiento da la Clinica, para obtener la debida autorización. Esta puede ser verbal o por escrito, de acuerdo con los requerimientos de cada lugar.

Paso 4: Difundir la Clinica de Datos

Dar a conocer la existencia de la Clinica de Datos es una etapa muy importante a ser tenida en cuenta.
Se sugiere en principio utilizar su propia red de contactos para enviar información sobre la Clinica de Datos.
Adicionalmente se sugiere utilizar todos los canales de comunicación (internos y externos) disponibles, por ejemplo, afiches, grupos de WhatsApp, redes sociales, invitación por email, etc.
Desde TGHN podemos apoyar la difusión de la Clínica de Datos, a través de nuestros propios canales como los Hubs regionales, newsletter mensual.Para saber cómo difundir las actividades de su Clinica por favor comuníquese con el contacto de su región:

Paso 5: Colocar la Clinica de Datos en Funcionamiento

Agendamiento (o Asignación) de los turnos de consulta

Existen diferentes alternativas para sistematizar el proceso de agendamiento de las consultas, desde el manual hasta los paquetes de gestión administrativa. Ud. Podrá utilizar el que tenga disponible en su Institución.

Una opción simples y de facil acceso es utilizar formularios online, por ejemplo Google Forms, para gerenciar las ofertas de turnos y reserva de la consulta.

Ejemplo de ítems para crear el formulario de agendamiento:

  1. Nombre Completo: [Respuesta corta]
  2. Número de Teléfono: [Respuesta corta]
  3. Correo Electrónico: [Respuesta corta]
  4. Ciudad: [Respuesta corta]
  5. Institución: [Respuesta corta]
  6. Selección el Tipo de Consulta:  Individual  Equipo
  7. Motivo de la Consulta: [Respuesta corta]
  8. Elija la Fecha de la Consulta: [Opción múltiple]
  9. Elija la Hora de la Consulta: [Opción múltiple]
  10. Cuál duda o problema específico que le gustaría resolver: [Párrafo]
  11. Información adicional: [Párrafo]
  12. Desea recibir información sobre otras actividades de TGHN – LAC: [Opción múltiple]
  13. Autoriza ser contactado en el futuro para conocer como las actividades de TGHN – LAC colaboran en su trabajo: [Opción múltiple]

Importante: Programar en la respuesta automática del formulario de solicitud de turno o enviar por email mensaje con la confirmacipon del turno de la consulta yn las condiciones del atendimiento.

Ejemplo de mensaje para confirmar turno y condiciones de la consulta: 

Confirmamos la reserva del turno para [fecha] - [horario]. El atendimiento se realizara en [la dirección para la realización de la consulta, sea presencial] u [link de la plataforma para consulta online]. 

La consulta está organizada en formato de reunión para facilitar un intercambio entre investigadores que buscan la ayuda de expertos en ciencia de datos para resolver problemas específicos encontrados durante la gestión de datos de investigación. Estas consultas deben tener el potencial de fomentar colaboraciones mutuamente beneficiosas entre estos investigadores, como publicaciones conjuntas o proyectos de investigación. Los expertos en datos actuarán como tutores a corto plazo, proporcionando orientación sobre los procesos sin asumir la responsabilidad de los resultados finales, ya que la ejecución depende de los participantes.

EmparejamientoSiempre que posible, se sugiere asignar el tutor-experto que realizará el atendimiento de acuerdo al motivo de la consulta o de las necesidades indicadas en el formulario de agendamiento de la consulta.Confirmación de la ConsultaEs aconsejable enviar recordatorio a las 48 o 24 horas previas a la consulta, confirmando la fecha, horario, dirección y el nombre del experto que va a realizar el atendimiento.Conducción de la ConsultaSe recomienda al tutor-experto la puntualidad en la atención, tanto para iniciar como para finalizar la consulta.El responsable por el atendimiento deberá tener en su poder la ficha de atendimiento de la consulta, que contenga las informaciones del formulario de agendamiento, y espacio para registrar las acciones llevadas a cabo en consulta. Asimismo, deberá contar con los recursos mínimos necesarios para prestación del servicio.

  • Modelo de ficha de atendimiento: a la brevedad
Tips para la conducción de la consulta:
  • Empiece el encuentro puntualmente.
  • Inicie el encuentro validando con el consultante la informacion brindada por el en el formulario de agendamiento.
  • Continue con las orientaciones que colaboren en la resolución de la duda o problema.
  • Tome nota de las acciones realizadas y/o sugeridas.
  • Respete el horario de finalización del encuentro.

Post Consulta Inmediato

Envíe la ficha de atendimiento al coordinador de la Clínica de Datos, para archivo.

Paso 6: Seguimiento y Retroalimentación para la Mejora Continua

El seguimiento de los atendimientos es fundamental para evaluar el funcionamiento de la Clinica, para eso TGHN pone a disposición algunos formularios online que puede utilizar el coordinador de la Clinica.

Formulario de Registro de Actividades

Encuesta de satisfacción

Quarterly report template

  • English: a la brevedad
  • Spanish: a la brevedad
  • Portuguese: a la brevedad

La retroalimentación es fundamental para la mejora continua del funcionamiento y para dar visibilidad la Clinica de Datos en la comunidad científica y académica.

Asimismo, desde TGHN podemos apoyar a la mejora continua, por favor comuníquese con el contacto de su región: