Esta caja de herramientas fue desarrolada por el equipo de TGHN para servir de guía práctica para apoyar la creación de un club de investigación.

Está diseñada para orientar a docentes, alumnos o profesionales de la salud interesados en organizar un espacio de discusión para fomentar y fortalecer la investigación científica o tecnológica.

Paso 1:
Registrarse en la página de TGHN

Paso 2:
Preparar la propuesta para la creación del nuevo Club

Paso 3:
Obtener la autorización Institucional

Paso 4:
Difundir el Club

Paso 5:
Preparar las reuniones del Club

Paso 6:
Hacer seguimiento para la mejora continua

 
SU CLUB!

Paso 1: Registrarse en TGHN

Para crear un club de investigación es necesario estar registrado en la plataforma TGHN de su región.
En caso de que aún no esté registrado, podrá hacerlo gratuitamente a través del link correspondiente:

Es muy fácil registrarse, pero si tiene alguna duda puede consultar un breve tutorial aquí

Paso 2: Preparar la propuesta para la creacción del nuevo Club

La planificación es crucial para la creación del Club de Investigación, ya que garantiza claridad en cuanto a la audiencia, los objetivos, los recursos y la alineación con las metas de su Institución, facilitando la aprobación y la implementación del mismo.Por ello, brindamos una plantilla estándar que le ayudará a definir todos los elementos necesarios para preparar la propuesta para la creación del Club de Investigación.

Sugerimos que antes de completar la plantilla Ud. lea atentamente los siguientes comentarios:

  • Definición Estándar de Club de Investigación: Ud. podrá customizar la definición preconfigurada
  • Audiencia: Ud. deberá definir la audiencia, según el objetivo, el área de interés, o alcance del Club
  • Objetivo: Ud. podrá actualizar el objetivo, según el área de interés, o alcance del Club
  • Nombre del Club: Se sugiere que Ud. asigne un nombre para el club

Tips para definir el nombre del Club

  • Busque una denominación fácil de recordar, que sea corto y fácilmente pronunciable.
  • Use palabras clave que estén relacionadas con la audiencia, objetivo o el área específica.
  • Evite usar términos que puedan resultar ofensivos para grupos raciales, culturas o países.

Designar Coordinadores: Ud. deberá completar los datos de la/s persona/s que van a ocuparse de la coordinación de las actividades del club.

Determinar la modalidad de funcionamiento y frecuencia de las reuniones: Ud puede determinar la modalidad en base al alcance o ámbito y la frecuencia de las reuniones o encuentros según la disponibilidad de recursos y tiempo.

Tips for defining the Club's operating modality

  • Club con alcance institucional exclusivo, se sugiere la modalidad presencial.
  • Club con alcance multicentrico, provincial, nacional o regional, se sugiere la modalidad online o híbrida, según los recursos disponibles.

Ejemplo

  • Modalidad: encuentros online, debido a su alcance regional.
  • Frecuencia: mensual

Preparar el Calendario y Agenda: Se sugiere que, inicialmente, Ud. prepare un calendario de 3 meses, como prueba piloto.

  • Para acceder a un modelo de calendario haga
  • Para acceder a un modelo de agenda para los encuentros haga

Tips para completar el calendario de encuentros del Club

  • Establezca la duración de los encuentros: no ultrapasar las 2 horas.
  • Fije los encuentros en un día de la semana, según disponibilidad de los recursos y de la audiencia. Por ejemplo el primer lunes del cada mes.
  • Fije el horario de los encuentros: según disponibilidad de los recursos y de la audiencia.
  • Actualice el cronograma trimestralmente a partir de las necesidades que van emergiendo en los encuentros y puede ser consensuado con los participantes.

Tips para completar el cronograma de encuentros del Club

  • Seleccione el tema de discusión para cada encuentro: compartimos ejemplos de temas para la prueba piloto.
  • Elija el moderador para cada encuentro. Para los primeros encuentros se sugiere que el coordinador sea el moderador.

Determinar los Recursos: Ud. deberá determinar los recursos necesarios, según la modalidad y la frecuencia de los encuentros.

Tips para definir los recursos mínimos para el funcionamiento del Club

  • Modalidad presencial: reservar sala y recursos audiovisuales, confirmar siempre la dirección completa donde realizaran los encuentros, y enviar recordatorios sobre el encuentro.
  • Modalidad online: establecer la plataforma para encuentros virtuales (e.g., Zoom, Google Meet) y enviar recordatorios sobre el encuentro.

Paso 3: Obtener la autorización institucional

Con la propuesta para la creación del Club preparada, se sugiere que Ud. se reúna con las autoridades de la Institución desde donde se pretende coordinar el Club, para obtener la debida autorización. Esta puede ser verbal o por escrito, de acuerdo con los requerimientos de cada lugar.

Paso 4: Difundir el Club

Dar a conocer la existencia del club es una etapa muy importante a ser tenida en cuenta.

Se sugiere en principio utilizar su propia red de contactos para enviar invitación personalizada a los potenciales futuros participantes.

Adicionalmente se sugiere utilizar todos los canales de comunicación (internos y externos) disponibles, por ejemplo, afiches, grupos de , redes sociales, invitación por email, etc.Para saber cómo difundir las actividades del club por favor comuníquese con el contacto de su región:

Paso 5: Preparar los encuentros del Club

Previo a los encuentros 

Confirmar la dirección para la realización del encuentro, sea presencial u online (en este caso la dirección es el link de la plataforma que será utilizadas para la videoconferencia).

Preparar la agenda para cada encuentro y material de apoyo para guiar la actividad, cuando sea necesario. Recuerde confirmar la disponibilidad de los moderadores y/o facilitadores.

Es aconsejable intensificar la difusión de la actividad con un abordaje personalizado, a través de invitaciones individuales enviadas por email o por WhatsApp, y enviar recordatorio a las 48 o 24 horas previas a cada encuentro. 

Se sugiere utilizar los canales de comunicación disponibles en los 15 días previos al encuentro, para la difusión masiva del Club de Investigación.

Por último, se sugiere crear un grupo de WhatsApp para el Club, de manera a facilitar y centralizar la comunicación entre los futuros participantes.

Conducción del Encuentro

El responsable del encuentro puede ser el coordinador, el moderador u otra persona asignada. Se recomienda que esta persona este unos minutos antes (entre 10 y 15’) del inicio del encuentro, para garantizar que la sala está preparada, sea el espacio físico o la plataforma online.

Caso el moderador considere necesario, puede pedir ayuda del coordinador o mismo para que algún de los participantes colabore tomando notas y completando el listado de asistencia.

Tips para la conducción del encuentro:

  • Empiece el encuentro puntualmente.
  • Inicie el encuentro con la presentación del moderador.
  • Continúe con la pauta según la agenda establecida.
  • Facilite la discusión abierta entre los participantes.
  • Tome nota durante la discusión para preparar la minuta.
  • Complete listado de asistencia.
  • Respete el horario de finalización del encuentro.

Post Encuentro Inmediato

Recopilar las notas y el listado de participantes para preparar la minuta, de manera que permita organizar la información de cada encuentro.

Se recomienda circular la minuta entre los participantes, sea por email, drive compartido o grupo de whatsapp, para que todos puedan analizar la información registrada y preparar y/o mejorar los futuros encuentros.

Paso 6: Seguimiento y Retroalimentación para la Mejora Continua

El seguimiento de los encuentros es fundamental para ver las actividades realizadas por el Club, para eso TGHN pone a disposición algunos formularios online que puede utilizar el coordinador del club.

Formulario de Registro de Actividades

Encuesta de satisfacción

Quarterly report template

  • English: coming soon
  • Spanish: coming soon 
  • Portuguese: coming soon

La retroalimentación es fundamental para la mejora continua del funcionamiento y para dar visibilidad al Club de Investigación y a sus miembros, en la comunidad científica y académica.

Asimismo, desde TGHN podemos apoyar a la mejora continua de las actividades del Club, por favor comuníquese con el contacto de su región: